Consejo de propietarios: qué es, qué puede hacer y qué no

En muchos edificios el consejo de propietarios existe en el acta de alguna asamblea vieja y en ningún otro lado. Otros lo tienen activo, pero funciona como un grupo de vecinos que se queja del administrador sin saber bien qué puede exigirle. Y en otros pasa lo contrario: el consejo decide obras, contrata proveedores y maneja la plata como si fuera la administración.

Las tres situaciones son una pérdida, porque el Código Civil y Comercial le da al consejo atribuciones concretas que ningún otro órgano puede ejercer en su lugar, y a la vez le fija un límite expreso. Esta nota explica qué es, qué puede hacer, qué no puede hacer, y qué debería estar mirando todos los meses un consejo que funcione.

¿Qué es el consejo de propietarios y es obligatorio tenerlo?

El artículo 2044 del Código Civil y Comercial dice que el conjunto de los propietarios constituye la persona jurídica consorcio, y que sus órganos son la asamblea, el consejo de propietarios y el administrador. Cómo se articula ese esquema lo explicamos en la guía sobre qué es la propiedad horizontal y cómo funciona un consorcio. Acá nos concentramos en el segundo de esos tres órganos.

El artículo 2064 abre con una palabra que define todo: la asamblea puede designar un consejo integrado por propietarios. Es optativo. Un consorcio sin consejo no está en falta, y un consejo no se forma solo: lo crea una decisión de la asamblea, con la mayoría que corresponda según el reglamento y el artículo 2060, y queda documentado en el acta.

Dos cosas más que conviene saber desde el arranque:

• El reglamento manda. El artículo 2056, inciso u, exige que el reglamento de propiedad horizontal contenga las "facultades especiales del consejo de propietarios". Eso significa que el reglamento de su edificio puede ampliar lo que dice el Código, fijar cuántos integrantes tiene, cuánto dura el mandato y cómo se renueva. Antes de discutir qué puede o no puede hacer el consejo, hay que leer ese capítulo.
• La Ley 941 de la Ciudad no lo menciona. La Ley 941, que regula a los administradores en la Ciudad de Buenos Aires, no contiene una sola referencia al consejo de propietarios. En CABA, entonces, el consejo se rige por el Código y por el reglamento; la ley local le sirve como vara para controlar al administrador, no como fuente de sus propias atribuciones.

Muchos reglamentos anteriores al Código vigente lo llaman "consejo de administración". El nombre no cambia nada: el Código lo llama consejo de propietarios y le da las mismas funciones.

¿Qué atribuciones tiene según el Código Civil y Comercial?

El artículo 2064 enumera cuatro, y el cuadro las traduce a lo que significan en la práctica de un edificio:

Y el párrafo final fija el límite que desarrollamos más abajo: fuera de esos casos, el consejo no sustituye al administrador ni puede cumplir sus obligaciones.

¿Qué significa controlar los aspectos económicos y financieros?

El inciso b es el que más se cita y el que menos se ejerce. "Controlar" no es recibir la liquidación y archivarla. Es cotejarla contra documentación, y la propia normativa dice cuál es esa documentación.

En la Ciudad de Buenos Aires, el artículo 9º de la Ley 941 obliga al administrador a depositar los fondos en una cuenta bancaria a nombre del consorcio y a garantizar el libre acceso de los consorcistas a la documentación. Y el artículo 10 exige que cada liquidación de expensas informe, entre otras cosas, el detalle de ingresos y egresos del mes anterior y el activo o pasivo total, el resumen de movimientos de la cuenta bancaria del consorcio de ese mes, la nómina del personal con sus aportes, los pagos de seguros con póliza y vencimiento, los juicios en los que el consorcio es parte y el recibo del administrador por sus honorarios. Qué debe contener una liquidación, y cómo se arma, lo explicamos en la guía sobre qué son las expensas y cómo se liquidan.

Con eso a mano, el control mensual de un consejo que funciona es un cruce de cinco puntos:

1. El resumen bancario contra la liquidación. El saldo final del resumen tiene que coincidir con el activo que informa la liquidación. Si no coincide, la diferencia tiene que estar explicada (cheques no debitados, pagos pendientes) y no puede repetirse mes a mes.
2. Los egresos contra sus comprobantes. Facturas de proveedores con CUIT, recibos de sueldo, pólizas. El artículo 9º garantiza el acceso a esa documentación; pedirla no es desconfianza, es la función.
3. Los deudores por expensas. Quién debe, desde cuándo y qué se hizo. Una mora que crece sin gestión termina en el bolsillo de los que pagan, y las herramientas de cobro las repasamos en la nota sobre deuda de expensas y juicio ejecutivo.
4. El personal. Categoría, básico, horas extras, aportes y contribuciones pagados en fecha. Es el rubro más grande de casi cualquier liquidación y el que genera más contingencias.
5. El fondo de reserva y las expensas extraordinarias. Cuánto hay, para qué se usó y con qué autorización. Sobre la diferencia entre gastos ordinarios y extraordinarios, ver expensas ordinarias y extraordinarias.

A eso se suma un hito anual. El artículo 2067, inciso e, obliga al administrador a rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días del cierre del ejercicio fijado en el reglamento. La asamblea es la que la aprueba, pero el consejo, por su función de control, es quien debería recibirla y revisarla antes, con tiempo, y no enterarse de los números el día de la reunión.

Y si el consejo considera que el control excede lo que puede hacer por sí mismo, la Ley 941 prevé en el mismo artículo 9º que la gestión sea auditada contablemente, con un informe de control de gestión realizado por profesionales de ciencias económicas, cuando la asamblea lo disponga. El consejo puede llevar esa propuesta a la asamblea por la vía del artículo 2058, inciso b, que le permite someterle las cuestiones que le son propias.

¿Qué tiene que ver el consejo con el cobro de expensas?

Más de lo que se cree. El último párrafo del artículo 2048 dispone que el certificado de deuda expedido por el administrador y aprobado por el consejo de propietarios, si este existe, es título ejecutivo para el cobro de las expensas. Ese certificado es lo que permite ir a un juicio ejecutivo, mucho más rápido que un juicio ordinario.

La consecuencia práctica es doble. Para el consorcio, la aprobación del consejo es un paso de control antes de reclamar judicialmente: el consejo verifica que la deuda que se certifica sea la que surge de las liquidaciones. Y para el consejo, es una responsabilidad concreta: lo que firma va a un expediente. Cuando existe consejo, el administrador que certifica deuda sin su aprobación está debilitando el título con el que después va a cobrar.

¿Qué pasa con el fondo de reserva?

El Código regula el fondo de reserva desde los dos lados de la mesa. El artículo 2064, inciso c, faculta al consejo a autorizar al administrador a disponer del fondo de reserva ante gastos imprevistos y mayores que los ordinarios. Y el artículo 2067, inciso d, le impone al administrador la obligación espejo: para disponer total o parcialmente del fondo en esos casos, debe requerir la autorización previa del consejo de propietarios. El artículo 2046, inciso d, cierra el circuito: los propietarios deben contribuir a la integración del fondo de reserva, si lo hay.

Tres precisiones que evitan discusiones:

• La autorización es previa. No se convalida después. Un consejo que se entera por la liquidación de que el fondo se usó no autorizó nada.
• Es para gastos imprevistos y mayores que los ordinarios. No para cubrir el déficit de un mes normal ni para adelantar gastos previsibles. Si el gasto era previsible, el camino es la asamblea y, en su caso, una expensa extraordinaria.
• Conviene que quede por escrito. El Código no fija la forma, pero una autorización verbal no le sirve a nadie: ni al administrador, que después tiene que justificar el egreso, ni al consejo, que tiene que poder mostrar qué autorizó y por qué. Un acta breve del consejo, o una nota firmada, alcanza.

Y una pregunta frecuente: ¿qué pasa en un edificio sin consejo? El Código no lo resuelve de manera expresa. La lectura más prudente es que la decisión vuelve a la asamblea, que según el artículo 2058, inciso d, resuelve las cuestiones no contempladas como atribuciones del administrador o del consejo "si lo hubiere". En cualquier caso, lo que no puede pasar es que el administrador decida solo.

¿Puede el consejo convocar una asamblea?

Sí, y es una de las atribuciones más útiles. Convocar la asamblea y redactar el orden del día es, en primer lugar, obligación del administrador (artículo 2067, inciso a). Pero el artículo 2064, inciso a, faculta al consejo a hacerlo si por cualquier causa el administrador omite hacerlo. No hace falta probar mala fe ni intimar antes: alcanza con la omisión.

Cómo se convoca válidamente, con qué anticipación y qué tiene que decir la convocatoria, lo tratamos en detalle en la guía sobre quórum y mayorías en la asamblea de consorcio. Un punto para tener en cuenta: los requisitos del artículo 9º de la Ley 941 (lugar, día, temario, horario de comienzo y finalización, y copia del acta anterior) están impuestos al administrador. Cuando convoca el consejo, lo que rige es la forma prevista en el reglamento y el artículo 2059 del Código, pero replicar esos mismos requisitos es la manera más segura de que nadie pueda cuestionar la reunión después.

Si ni el administrador ni el consejo convocan, queda el artículo 2063: los propietarios que representan el diez por ciento del total pueden pedir al juez una asamblea judicial, que puede resolver con mayoría simple de presentes. El Código lo plantea como último recurso, y el consejo es justamente el órgano que debería evitar que se llegue ahí.

Además de convocar, el consejo puede llevar temas a la asamblea. El artículo 2058, inciso b, establece que la asamblea resuelve las cuestiones atribuidas al administrador o al consejo cuando le son sometidas por cualquiera de estos. Si el consejo detecta, por ejemplo, que el administrador no deposita los fondos en la cuenta del consorcio, no tiene que resolverlo solo: lo somete a la asamblea, que es la que puede decidir.

¿Qué no puede hacer el consejo de propietarios?

Acá está la parte que más conflictos genera. El último párrafo del artículo 2064 es categórico: "excepto los casos indicados en este artículo, el consejo de propietarios no sustituye al administrador, ni puede cumplir sus obligaciones".

Traducido a situaciones concretas, un consejo no puede:

• Representar al consorcio. El representante legal es el administrador, con el carácter de mandatario (artículo 2065). Un contrato con un proveedor firmado por el consejo no obliga al consorcio como lo obliga uno firmado por el administrador.
• Contratar ni pagar por su cuenta. Practicar la cuenta de expensas y recaudar los fondos es obligación del administrador (artículo 2067, inciso d). El consejo controla el egreso; no lo ejecuta.
• Nombrar ni despedir al personal. Lo hace el administrador con acuerdo de la asamblea convocada al efecto (artículo 2067, inciso f).
• Remover al administrador ni fijar sus honorarios. Ambas cosas son de la asamblea: la remoción según el artículo 2066, que además permite hacerlo sin expresión de causa, y los honorarios según el artículo 14 de la Ley 941. Cómo se hace el reemplazo lo explicamos en cómo cambiar de administrador de consorcio.

Cuando un consejo cruza esa línea pasan dos cosas malas al mismo tiempo. La primera es que la responsabilidad se diluye: si el consejo decide y el administrador ejecuta, ninguno de los dos responde del todo por lo que salió mal. La segunda es que los actos quedan sin respaldo: la obra que contrató el consejo, el proveedor que eligió el consejo o el pago que ordenó el consejo no tienen la representación que el Código exige. Un buen administrador no debería aceptar ese esquema, y un buen consejo no debería pedirlo.

Lo cual no significa que el consejo sea decorativo. Al contrario: controlar de verdad es más trabajo que decidir, y es lo que el Código le pide.

¿Qué pasa si el administrador renuncia o es removido?

Es el momento en que el consejo pasa a ser el órgano central del edificio, y el Código lo dice de manera expresa. El artículo 2067, inciso j, obliga al administrador que renuncia o es removido a entregar al consejo de propietarios, dentro de los quince días hábiles, los activos existentes, los libros y los documentos del consorcio, y a rendir cuentas documentadas. El consejo es el receptor legal de todo eso. En la Ciudad, el artículo 9º de la Ley 941 fija el mismo plazo de quince días hábiles para la entrega y agrega que el administrador no puede retener los libros ni la documentación.

Al mismo tiempo se activa el inciso d del artículo 2064: el consejo ejerce la administración mientras el cargo está vacante, y tiene la obligación de convocar a la asamblea dentro de los treinta días para que se designe reemplazo. Es una administración de transición, con dos tareas concretas: que el edificio siga funcionando (sueldos, servicios, seguros) y que la asamblea se haga en fecha.

Hay una razón adicional para que esa transición sea corta, y es local. El artículo 2º de la Ley 941 dispone que la administración de consorcios no puede ejercerse a título oneroso ni gratuito sin la previa inscripción en el Registro Público de Administradores, y el artículo 3º define como administradores voluntarios a los propietarios que cumplen la función sin cobrar. La cobertura de una vacancia por el consejo está prevista en el Código y tiene fecha de vencimiento; una vacancia que se estira meses, con el consejo administrando de hecho, se parece cada vez más a una administración sin inscripción. Cuanto antes se convoque la asamblea, menos zona gris.

En esa transición, lo que más ayuda es que el control del inciso b se haya hecho antes. Un consejo que conoce el estado de la cuenta bancaria, la nómina y las pólizas recibe la documentación sabiendo qué tiene que encontrar. Uno que nunca miró las cuentas recibe una caja de papeles y quince días hábiles para entender qué hay adentro. Las obligaciones que debe haber cumplido el administrador saliente, y que conviene verificar en ese momento, están en la nota sobre las obligaciones del administrador según la Ley 941.

La mirada contable sobre este tema

Un administrador serio no le teme a un consejo que controla: lo prefiere. Cada cruce que hace el consejo entre el resumen bancario y la liquidación es una rendición de cuentas que después nadie puede discutir. Y cada autorización escrita para usar el fondo de reserva es un egreso que ya viene justificado.

Por eso, en nuestra administración de consorcios la relación con el consejo está armada alrededor de lo que el artículo 2064 le pide controlar: la liquidación mensual sale con el resumen de la cuenta bancaria a nombre del consorcio, como exige el artículo 10 de la Ley 941; la documentación de respaldo está disponible para el consejo sin que tenga que pedirla dos veces; los movimientos del fondo de reserva se proponen por escrito y se ejecutan con la autorización previa; y la rendición anual del artículo 2067, inciso e, le llega al consejo antes de la asamblea, no en la asamblea.

Si en su edificio el consejo existe pero no sabe qué mirar, o si directamente no hay consejo y las cuentas las revisa nadie, escribinos y lo vemos sobre la documentación real del consorcio.